Pourquoi est-ce important ?
Le sens de l’organisation, bien qu’on puisse croire que l’on naît avec, est quelque chose que l’on peut développer avec un peu de méthode et de bonne volonté. Les personnes désorganisées, comme votre auteur autrefois, défendent souvent qu’elles « s’y retrouvent » dans leur désorganisation, que ce n’est pas un problème pour elles. Mais vient un jour où l’on ne peut plus le nier, l’énergie que l’on use à « s’y retrouver » ne justifie plus le temps que prendrait de tout réorganiser. Une organisation permet donc, entre autres, de libérer notre cerveau de la contrainte de se rappeler des tâches que l’on doit faire, mais pas seulement. S’organiser permet de :
- Réduire son stress,
- Optimiser son temps,
- Éviter les oublis,
- Prévoir et anticiper,
- Atteindre ses objectifs,
- Simplifier sa vie, privée et professionnelle !
Organisez-vous et vous vous sentirez plus léger. Le temps investi dans votre organisation sera bien inférieur au temps qui vous prendrait par exemple à répondre à ces questions : « Par quoi je commence ? » ou « Je devais faire quelque chose aujourd’hui… c’était quoi déjà ? ». Organisez-vous et vous dormirez plus tranquille.
Quels problèmes cela évite ?
« Je le ferai demain » est souvent suivi le lendemain par « j’aurais dû le faire hier ».
L’organisation est votre meilleure arme pour combattre la procrastination. C’est souvent parce qu’on ne sait pas par quoi commencer, que l’on aime remettre à plus tard nos obligations. Et à partir de là, les soucis ne font que de s’accumuler. La procrastination peut nous causer des retards, qui nous causent de la culpabilité, qui elle peut amener une perte de confiance et peut même nous mener à l’anxiété. Vous me direz peut-être alors que la procrastination est ce qui vous motive, que vous avez besoin de ce stress de dernière minute pour vous surpasser. Ce à quoi je vous réponds : « comment gérez-vous les imprévus ? ». Bien que les imprévus soient également la « kryptonite » de l’organisation ; ils ne sont que plus difficiles à gérer lorsqu’ils arrivent alors que c’était votre dernier moment de libre pour finir l’une de vos tâches.
L’organisation et la priorisation sont donc essentiels pour pouvoir accueillir plus confortablement les imprévus.
Comment s’organiser ?
Vous vous sentez perdus, surpassés par tout ce qu’il vous reste à faire ? Respirez un bon coup et suivez ces étapes simples. Nous vous montrons ici une marche à suivre pour s’organiser. Ce n’est pas une stratégie unique, à vous plus tard de trouver la méthode qui vous convient le mieux et de personnaliser votre organisation.
Règle n°1 : Faire ce qui peut être fait de suite.
C’est la plus importante de toutes les règles. S’il y en a une à retenir, c’est bien celle-ci. C’est facile de se perdre dans ses tâches lorsqu’on oublie cette règle. En effet, rien ne sert d’écrire dans sa « to-do list » une tâche qui est tellement simple et rapide qu’elle vous prendrait plus de temps à la compter dans l’organisation de vos tâches qu’à l’accomplir. Voici des exemples : répondre à un email, répondre à un message, appeler quelqu’un, poser une question à un collègue, etc. Faites ces petites tâches dès que vous en avez l’occasion.
Règle n°2 : Établir une liste des tâches qu’il vous reste à faire. (« To-do list »)
La fameuse « To-do list », « liste de choses à faire » en anglais, regroupe toutes les tâches que vous devez effectuer. Vous pouvez en avoir une pour votre vie professionnelle et une pour le privé, ou alors tout combiner dans la même liste, à vous de choisir. C’est une manière parfaite de remettre les compteurs à zéro. Vous n’aurez plus à vous souvenir de ce rapport que vous devez rendre mardi ou de cette présentation à préparer pour la semaine suivante. Une fois que tout est écrit dans la liste, vous vous sentirez déjà mieux. À vous ensuite de l’entretenir et rajouter au fur et à mesure les nouvelles tâches. La première fois que vous vous organiserez cette liste risque d’être grande et effrayante, c’est normal ne vous inquiétez pas, et vous arriverez au bout.
Règle n°3 : Déterminer la priorité des tâches à effectuer.
Maintenant que vous avez listé toutes vos tâches, vous allez forcément vous demander par où commencer. Et bien voici la deuxième partie du travail, après l’organisation vient la priorisation de vos tâches. C’est une étape cruciale qui vous aidera à compléter vos tâches les unes après les autres tout en vous assurant que vous utilisez votre temps à bon escient car vous vous chargerez d’abord de vos priorités.
Comment déterminer les priorités ?
Pour déterminer vos priorités nous vous proposons d’utiliser un tableau comme celui-ci :
| Important | Pas important | |
| Urgent | 1 | 2 |
| Pas urgent | 3 | 4 |
Les chiffres vous donnent l’ordre des priorités. Vous déterminez pour chaque tâche si elle est importante et/ou urgente, et cela vous donnera une position dans le tableau qui vous indiquera l’ordre dans lequel vous effectuerez vos tâches. Vous pouvez par exemple assigner un code couleur à chaque numéro, puis avec un Stabilo repasser sur votre to-do list pour indiquer le niveau de priorité de chacune de vos tâches. Par exemple en rouge « Important et urgent », en vert « Pas important et pas urgent ». Vous remarquerez que vous aurez souvent envie de commencer par ce qui n’est ni important ni urgent, car ce sont souvent des tâches qui nous font moins peur. Vous devez vous battre contre cet instinct et vous attaquer directement aux tâches importantes et urgentes, c’est elles qui vous fourniront un sentiment d’accomplissement en fin de journée. Si vous les complétez, vous dormirez tranquille car vous saurez que vous avez eu une journée productive et que vous avez réellement avancé dans votre liste de choses à faire.
Pour vous aider à déterminer l’importance, pensez à l’impact et aux conséquences de la tâche. Pour vous aider à déterminer l’urgence, pensez au temps qu’elle vous prendra mais aussi à l’échéance de cette tâche.
Finalement, dans le privé, vous êtes juge et c’est à vous de fixer les critères d’importance et d’urgence. Dans le monde professionnel en revanche, vous pouvez consulter vos responsables ou vos collègues en cas de doute. S’ils ont plus d’expérience que vous, ils sauront sûrement mieux quelles tâches il vous faut compléter en priorité. C’est d’ailleurs une bonne chose à faire si vous commencer un nouveau travail, n’hésitez pas à mettre au clair dès le début les priorités de vos responsabilités pour que vous sachiez dans quoi investir votre temps.
Règle n°4 : Se mettre au travail
Fini la procrastination et fini l’organisation. Après tout, l’organisation n’est qu’un outil qui vous aide à mieux travailler. Il est donc temps de mettre la main à la pâte.
À vous de jouer
Lancez-vous maintenant dans votre réorganisation en utilisant les méthodes que nous vous proposons dans ce blog ! Par la suite vous pourrez aller plus loin en vous organisant une fois par semaine, par exemple le dimanche ou le lundi matin. L’auteur de ce blog utilise lui-même ces méthodes d’organisation depuis plus de 6 ans et bien que parfois la procrastination revienne naturellement s’installer et qu’il laisse sa liste déborder, rien de tel qu’établir une nouvelle liste pour se remettre dans le bain.